Se sei alla ricerca di lavoro, probabilmente hai già sentito parlare degli ATS e di come siano cruciali le parole chiave nel tuo CV. Se non lo fai, rischi di essere ignorato e di non ottenere nemmeno un colloquio. Ma cosa sono esattamente gli ATS? Come fanno le grandi imprese a tracciare e filtrare un elevato numero di CV? E cosa impedisce al tuo CV di arrivare al recruiter? Scopriamolo insieme!
Cosa è un ATS e Perché è Importante?
Un ATS (Applicant Tracking System) è un software utilizzato dalle aziende per gestire il processo di selezione del personale. Esso facilita la raccolta, l’analisi e il filtraggio delle candidature, permettendo ai recruiter di risparmiare tempo e focalizzarsi sui candidati più idonei. Questi sistemi sono progettati per filtrare i CV in base a parole chiave, competenze e altre informazioni specifiche che i recruiter cercano.
Questi sono utilizzati soprattutto dalle grandi imprese, da Ferrari a Barilla così come le grandi agenzie di recruitment come Manpower, Adecco, G-Group o Ranstad (solo per fare alcuni esempi) per filtrare le candidature e trovare meglio i candidati attraverso i database, poiché ricevono migliaia di candidature per ogni posizione aperta.
Di conseguenza, per gestire questo enorme flusso, le grandi imprese utilizzano software ATS (Applicant Tracking System) sempre più sofisticati, creando una situazione molto variegata. Infatti, non tutte le imprese hanno un ATS e tra le imprese che li utilizzano si possono trovare soluzioni molto diverse tra di loro. Alcune sono estremamente basiche e consentono solo di tracciare il flusso delle candidature o di effettuare semplici ricerche per parole chiave, mentre altre sono supportate dai più moderni sistemi di machine learning e di intelligenza artificiale per effettuare ricerche molto più sofisticate.
Questo ci porta a una domanda importante: come puoi “battere” un ATS? Come puoi fare sì che il tuo CV arrivi al recruiter anziché essere cestinato?
Prima di procedere, tuttavia, è importante capire come funzionano gli ATS.
1. Ricezione e raccolta delle candidature
Quando un candidato invia un CV o una lettera di presentazione (spesso tramite una piattaforma di job listing o direttamente tramite il sito dell’azienda), l’ATS acquisisce automaticamente la candidatura e la archivia nel sistema.
2. Parsing del CV (analisi del contenuto)
Il cuore dell’ATS è la funzione di parsing, ovvero l’analisi automatica dei dati presenti nel CV e nella lettera di presentazione. Il sistema esamina il contenuto per identificare informazioni strutturate come:
- Nome, indirizzo, email e altre informazioni di contatto
- Esperienze lavorative
- Competenze
- Formazione ed istruzione
- Certificazioni e lingue parlate
In questa fase, l’ATS legge il tuo CV dall’alto verso il basso e da sinistra verso destra, proprio come farebbe un essere umano. Questo è uno dei motivi per cui non dovresti mai usare nessun modello di CV suddiviso in colonne, purtroppo così diffuso, ed anzi realizzare di persona il tuo CV secondo il metodo di Obiettivo Carriera, come più volte spiegato! Quella divisione della pagina in colonne è fastidiosa per il recruiter umano ed è ancor più un problema per gli ATS, con il rischio che il tuo CV venga male analizzato o direttamente scartato!
Procedendo, L’ATS converte i dati del CV in un formato che può essere facilmente analizzato, e successivamente visualizzato per il recruiter.
3. Filtro e selezione in base alle parole chiave
Il sistema cerca le parole chiave (keywords) all’interno del CV. Queste parole chiave sono generalmente legate alle competenze richieste per il ruolo, come competenze tecniche, esperienze specifiche, titoli di studio, e altre qualifiche. L’ATS attribuisce un punteggio a ciascuna candidatura in base alla quantità e rilevanza delle parole chiave trovate, e solo i CV che soddisfano i criteri prestabiliti vengono inoltrati ai recruiter.
4. Classificazione dei candidati
In base ai punteggi e ai criteri impostati, l’ATS ordina le candidature, evidenziando quelle che più si allineano al profilo ricercato. Le aziende possono anche utilizzare filtri aggiuntivi per ordinare i candidati in base a fattori specifici, come l’esperienza lavorativa o la provenienza geografica. Gli ATS forniscono anche report e classificazioni dei candidati, così come gli strumenti per pianificare i colloqui o ancora possono automatizzare le e-mail! Ma sono funzionalità meno rilevanti in questa sede.
Come scrivere un CV a prova di ATS
Strategia
La prima cosa da fare è valutare la tua strategia personalizzata. Infatti, non basta scrivere CV composti da sole parole chiave per superare i filtri degli algoritmi ma bisogna poi “impattare” in modo positivo anche sui recrutier e sui decisori finali.
Inoltre, gli ATS sono particolarmente diffusi presso le grandissime imprese dotate di software sofisticati, lo sono molto meno presso le piccole imprese che ricevono ancora le candidature per email e dove il supporto di software è minimo o assente. Dato che in Italia abbiamo tante Piccole-Medie Imprese, spesso queste spostano il budget su altri aspetti e meno sui software per le selezioni del personale.
Per te diventa quindi importante capire come scrivere il tuo CV perché, in aggiunta a tutte le leggi ed usanze culturali delle singole Nazioni, gli ATS hanno spesso problemi con immagini, foto, abbellimenti grafici, simboli e font (caratteri) non convenzionali e via dicendo.
Certo, è difficile pensare che tali software vadano contro tendenza rispetto alle usanze comuni: se tutti in Italia, come in altri Paesi europei usano e richiedono foto nel CV, così come alcuni abbellimenti grafici per rendere la lettura del CV più gradevole e memorabile, è difficile pensare che un ATS sia compatibile unicamente con CV di solo testo! Tuttavia, è possibile davvero andare in contro a difficoltà del genere e che anche il miglior CV pensato per essere letto da un essere umano possa essere cestinato da un ATS.
Come e quando
Dunque, se il tuo obiettivo è quello di proporti a grandi imprese internazionali di livello “corporate”, il mio consiglio è quello di tenere il tuo CV il più sobrio possibile a livello grafico, concentrandoti unicamente sui contenuti e sul testo anche se ciò diventa più limitante sul fattore estetico. Tuttavia, sacrificando qualche abbellimento grafico, avrai maggiori possibilità di riuscita.
Se invece il tuo obiettivo è lavorare per realtà più accessibili, realizza un CV un po’ più personalizzato anche a livello grafico, cercando comunque di incorporare quanti più consigli per renderlo compatibile anche con gli ATS.
Consigli tecnici:
1 – Intestazione:
- Assicurati che il tuo nome e le tue informazioni di contatto siano subito visibili in cima alla pagina e mai nell’intestazione del documento (come avviene, per intenderci, con la carta intestata) e di non usare caratteri speciali o spazi extra tra le lettere.
- Non includere il tuo titolo, la tua certificazione o la tua laurea con il tuo nome. Ad esempio, se hai la laurea o il dottorato di ricerca, non scrivere “dott.” o “PhD” ma elencalo dopo il tuo riepilogo.
- Quando crei un collegamento al tuo LinkedIn o al tuo sito web personale, ma devi includere l’inizio dell’indirizzo (https:// o almeno www.abcd.dominio ). Meglio comunque non eccedere con i link! Utilizza piuttosto il tuo profilo LinkedIn, collegato al CV, per raccogliere i collegamenti ad altri tuoi siti, portfolio etc.
2 – Formato data
La coerenza è importante. Usa lo stesso formato in tutto il documento,
Formati data accettabili:
- 06/2022
- 05/2019-08/2020
Anche altri formati con le abbreviazioni dei mesi di sole 3 lettere (es. GEN, APR, OTT) lo sono ma questi qui proposti sono i formati più internazionali ed evitano la possibile confusione tra giorni e mesi. Inoltre, utilizza lo slash (la barra in diagonale, “/”) per separare mese ed anno ed il trattino “-” per separare il periodo d’inizio da quello di fine senza spazi vuoti.
3 – Riepilogo o obiettivo
Se non ne hai già predisposto uno, L’ATS potrebbe generare automaticamente un tuo riepilogo (così come un tuo obiettivo) basato sul contenuto del tuo curriculum, affinché il recruiter ed i responsabili delle assunzioni possano leggerlo. Soprattutto nei casi di cambiamento di carriera, è raccomandabile che sia tu a crearne uno in modo da avere il pieno controllo della tua comunicazione. Questa è già una pratica d’eccellenza di Obiettivo Carriera.
4 – Corpo del Documento e Formato
Buone prassi:
- Rendi il tuo CV chiaro e facile da leggere, lasciando un certo spazio bianco tra un paragrafo e l’altro anziché cercare di scrivere tanto e di riempire tutto lo spazio disponibile.
- Utilizza un font o carattere e una dimensione universali (Arial, Calibri, Times New Roman) con la dimensione del font da 10 a 14 punti ed utilizza un solo stile per tutto il CV: anche se sono font banali, sono quelli accettati da tutti gli ATS, anche i più vecchi. Alcuni font, come il SEGOE UI che a me piace così tanto, purtroppo non sono universalmente riconosciuti da tutti i sistemi e, sebbene a volte più gradevoli alla vista, possono comportare dei rischi di compatibilità con gli ATS.
- Se vuoi giustificare correttamente date e luoghi, fallo utilizzando la tabulazione di Word con il tasto “TAB”, ma deve essere effettuata a regola d’arte per non creare colonne e spazi vuoti. Se vuoi adottare questa soluzione, non è difficile! Ma prima di buttarti alla cieca, utilizza il capitolo successivo di questa guida per farlo correttamente. (Nota bene: giustificare significa allineare le righe del testo in modo che si estendano uniformemente tra i margini sinistro e destro della pagina o del paragrafo)
- Un complemento e valida alternativa alla giustificazione sono alcuni simboli usati come separatori di testo. Tuttavia alcuni simboli speciali (ad es.
oppure ) che è possibile usare come separatori di testo (e che l’occhio umano recepisce molto bene) non sono altrettanto ben visti dagli ATS e potrebbero far saltare la lettura automatica dei contenuti oppure far cestinare in modo prematuro il tuo CV. La cosa migliore è utilizzare i separatori come la barra verticale (|), le virgole (,) oppure il segno meno (-).
Prevenire gli errori:
Per prevenire gli errori ti conviene …
- Evitare intestazioni, piè di pagina o numeri di pagina
- Evitare immagini, grafici o modelli nel corpo
- Evitare elementi di differenziazione (formattazione speciale)
- I colori vanno usati con parsimonia: la loro efficacia è controversa. Se li usi, devono essere colori standard, senza particolari gradazioni, e sempre colori scuri con alto contrasto rispetto allo sfondo bianco ed usati solo per alcune sezioni del CV.
- Il corsivo può non essere letto correttamente da alcuni ATS ed è bene non usarlo in corrispondenza di parole chiave che possano essere ricercate.
- Meglio evitare il font sottolineato
- Evita di usare tabelle (come quelle di Excel) poiché potrebbero non essere lette.
- Non usare colonne a meno di non usare un elenco puntato e/o il tasto “tab” per differenziare l’elemento successivo, altrimenti verranno considerate colonne.
5 – Corpo del documento – Contenuto
Buone prassi:
- Usa intestazioni standard per i singoli paragrafi: istruzione, esperienza, competenze, attività, certificazioni, leadership, ecc.
- Quando descrivi i lavori svolti ed evidenzi i risultati quantitativi (come spiegato nel metodo di Obiettivo Carriera), usa le cifre in modo completo e non usare le abbreviazioni (es. va bene “€ 5.000 ma non va bene scrivere € 5.K”
- Incorpora le competenze elencate nella sezione delle competenze chiave anche nella descrizione dei singoli lavori svolti così da dimostrare di aver effettivamente utilizzato ogni competenza e capacità che reclami. Un ATS moderno monitorerà le tue competenze in tutto il curriculum, e le competenze sono più apprezzate con l’esperienza.
- Usa simboli standard per i punti elenco, non quelli elaborati o stravaganti
- Scrivi il nome completo dell’azienda e usa l’abbreviazione corretta (SRL o SPA), inclusa la punteggiatura se necessaria (ad es.: M.B.A.)
- Quando adatti il tuo CV ad ogni specifica offerta di lavoro, usa frasi chiave e parole trovate nella descrizione del lavoro o dell’annuncio
- Includi terminologie, parole chiave e gergo professionale del settore in cui operi, inclusi software per computer, competenze tecniche, lingue, ecc. che sono pertinenti alla posizione. Può essere una buona idea menzionare anche i valori aziendali (spesso facilmente reperibili sul sito aziendale), ad esempio nella riga che include le tue qualità personali.
- Assicurati che non ci siano assolutamente errori di ortografia
Da evitare:
- L’indirizzo completo dell’azienda dove hai lavorato. Usa solo la città e lo stato
- Abbreviare i titoli che hai ricoperto (ad esempio, usa Manager e non Mgr.)
- Includere referenze a meno che non siano richieste in modo esplicito
Sezioni e titoli di sezione
Gli ATS sono programmati per cercare contenuti specifici nelle sezioni del tuo curriculum in base ai titoli che decidi di usare. Gli ATS valuteranno i contenuti in una sezione in modo diverso rispetto a un’altra. La sezione “Esperienza” ha spesso un peso maggiore delle altre e dovresti includerla in ogni paragrafo che racchiuda ogni altra esperienza di lavoro complementare a quelle lavorative più tradizionali. L’Esperienza può includere progetti accademici, di ricerca, esperienze di leadership, ecc. ed è ancora più cruciale se vuoi cambiare carriera perché dovrai utilizzare i tuoi progetti accademici e tirocini per mostrare ai potenziali datori di lavoro come tu abbia le capacità per utilizzare tutto ciò che hai per dar vita ad un nuovo percorso di carriera in un ruolo o settore diverso.
Intestazioni di sotto-sezione consigliate, specialmente nel mondo anglosassone:
- ESPERIENZA DI PROGETTO
- ESPERIENZA ACCADEMICA
- ESPERIENZA DI PROGETTO ACCADEMICO
- ESPERIENZA DI RICERCA
- ESPERIENZA DI LEADERSHIP
- NOTA: Usa ESPERIENZA anziché IMPIEGO
In Italia sono spesso usati i seguenti, con relative alternative:
- ESPERIENZE
- ESPERIENZE LAVORATIVE
- ESPERIENZE PROFESSIONALI
- RICERCHE (ACCADEMICHE)
- PUBBLICAZIONI
- FORMAZIONE
- FORMAZIONE E QUALIFICHE
- CERTIFICAZIONI
Ordine delle sezioni
L’ordine delle sezioni è poco importante e segue l’ordine già consolidato in Obiettivo Carriera. I profili junior o quelli in riconversione professionale dovrebbero mettere prima gli studi delle esperienze, tutti gli altri invece dovrebbero mettere prima le esperienze e poi la formazione.
I ruoli più tecnici dovrebbero elencare le competenze informatiche più in alto. Le certificazioni dovrebbero sempre essere in una sezione a sé stante perché il sistema di monitoraggio dei candidati cercherà il contenuto all’interno dell’intestazione “Certificazione”, non nella sezione “Competenze”.
Attività, sviluppo professionale, studio all’estero, ecc. sono considerati un ottimo complemento. Le parole in alcune aree sono sempre ricercabili dagli ATS e sono sempre importanti, ma hanno un peso minore.
Formato della sezione “Esperienza” (importante)
- Secondo alcune fonti sarebbe possibile ma non ideale elencare “azienda, titolo, sede e data” tutti su una riga. Su questo ho esperienze opposte perché, vedendo come reagiscono i vari software, la separazione tramite il tasto TAB o i separatori (simboli come: – , |) hanno sempre consentito ai software di rilevare correttamente la posizione, il nome dell’impresa e le date di lavoro.
L’alternativa consiste nell’utilizzare uno schema costante per tutto il CV dove si utilizza una riga per ogni elemento (una riga per il nome dell’azienda, una per il titolo ed una per la data): sebbene questo sistema possa portare qualche vantaggio in leggibilità, inevitabilmente va a sprecare anche molto spazio, riducendo quindi il senso di ordine e l’efficacia complessiva del CV. - Se hai più posizioni nella stessa azienda, devi ripetere il nome dell’azienda quando elenchi il titolo più vecchio.
Extra: come giustificare il testo con la tabulazione a destra
Questo è un paragrafo “extra” di grande valore aggiunto ma che puoi saltare se in questo momento non ti interessa la pratica ed entrare in dettaglio nella formattazione del tuo CV.
Per garantire che un sistema di monitoraggio dei candidati legga il contenuto sul lato destro del tuo curriculum e non dia per scontato che tu abbia creato una colonna, usa la “tabulazione a destra” (con il tasto TAB di Windows). Ciò assicura anche che le tue sedi e date siano allineate perfettamente.
Regola la posizione delle tabulazioni in Microsoft Word usando la sezione del righello nella parte superiore della pagina. La sezione del righello è la serie di linee verticali e numeri che corrono nella parte superiore. L’icona della tabulazione in alto a sinistra della finestra mostra il simbolo di una tabulazione a sinistra (L) per impostazione predefinita. Se non riesci a vedere il righello, vai alla scheda “Visualizza” nella parte superiore dello schermo e fai clic sulla casella di controllo accanto a “Righello” nel gruppo “Mostra/Nascondi”.
Quando fai clic sull’icona della tabulazione in alto a sinistra di un documento, scorri le opzioni di tabulazione disponibili. Sono la tabulazione a sinistra, la tabulazione centrale per il testo centrato attorno alla tabulazione, la tabulazione a destra per il testo allineato a destra e che si estende a sinistra, la tabulazione decimale che allinea la posizione di un punto decimale e la tabulazione a barre, che inserisce una barra verticale nella posizione del marcatore di tabulazione.
Fai clic sull’icona di tabulazione in alto a sinistra della finestra, appena sotto la barra multifunzione, e seleziona la tabulazione destra (indietro L). Quindi, fai clic sul righello in cui desideri posizionare la tabulazione allineata a destra (idealmente sul margine destro). Quindi usa la tabulazione per spostare il contenuto che desideri allineato a destra sul margine destro.
7 Strategie per Superare un ATS e Ottenere il Colloquio
In modo cumulativo con quanto appena spiegato, Ecco i 7 strategie complementari per ottimizzare il tuo CV e aumentare le probabilità di superare i filtri ATS:
Evita ogni errore di testo
Gli errori di battitura, come “managment” invece di “management”, possono far scartare automaticamente il tuo CV. Non affidarti solo al correttore di Word, in quanto può non rilevare parole erronee che comunque sono grammaticalmente corrette, ma con lettere invertite o mancanti.Evita Acronimi, Abbreviazioni e Sigle
Se nel tuo CV usi “S&M” per “Sales & Marketing”, un ATS potrebbe non riconoscere quella competenza, soprattutto se le abbreviazioni sono poco usate. Usa sempre la versione completa e, se necessario, metti le abbreviazioni solo dopo aver usato il termine completo.Usa Sinonimi e Versioni in Inglese degli stessi termini
Se nel tuo settore i termini in inglese vengono usati molto spesso, per rendere il tuo CV più indicizzabile puoi inserire le parole chiave ricorrendo a sinonimi, parole affini e traduzioni in inglese. Per esempio, se lavori come me nelle Risorse Umane, puoi usare anche “capitale umano”, “amministrazione del personale” e “HR” o “Human Resources” per aumentare le possibilità che il tuo CV venga trovato.Evita Trucchetti Come Parole Chiave Nascoste
Non cercare di ingannare l’ATS con trucchi, come scrivere parole chiave in bianco su sfondo bianco. Questi metodi non funzionano più e, se scoperti, danneggiano la tua credibilità.Usa Siti per il Check della Compatibilità con ATS (con moderazione)
Esistono vari strumenti online per verificare la compatibilità del tuo CV con gli ATS. Sebbene non siano sempre perfetti, possono offrire spunti utili. Fai attenzione a non cadere in trappole che ti chiedono di pagare senza risolvere nulla.Cambia Modello di CV, se Richiesto: Usa l’Europass
Se ti viene richiesto un formato specifico, come l’Europass, usalo. Anche se limitante, è importante seguire le istruzioni dell’azienda per garantire che il tuo CV venga analizzato correttamente dai loro ATS.Fatti Notare
Non limitarti a inviare il CV. Se il lavoro ti interessa davvero, contatta il responsabile delle selezioni su LinkedIn o per telefono. Dimostrare motivazione può fare la differenza e aiutarti a spiccare tra gli altri candidati.
Conclusione
Grazie a questo articolo hai visto la complessità che c’è dietro al mondo della ricerca e della selezione del personale nell’era della digitalizzazione. Disponi di informazioni importanti per decidere come impostare il tuo CV – se maggiormente orientato al recruiter o all’ATS – per confrontarti al meglio sia con gli algoritmi e sia con le persone e massimizzare il tuo successo con la ricerca di lavoro!
